Emitir el certificado RUT en Colombia

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En Colombia, el Registro Único Tributario, mejor conocido por sus siglas RUT, funciona como un mecanismo que identifica, ubica y clasifica a las personas y entidades. El RUT, sirve para respaldar e identificar la actividad económica respecto a terceros, con lo cuales se tenga una relación comercial, laboral o económica. De esta manera, las entidades de supervisión y control, tendrán mayor y mejor acceso a la información de quienes se inscriban en el RUT. Además, con esta herramienta también se puede identificar las obligaciones frente al Estado colombiano.

Su importancia radica, principalmente, en que está capacitado ante el Estado, para avalar la relación comercial, financiera, lo que permitirá  a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), acceder a la información, la cual estará actualizada, es veraz, segura para quienes la consulten y estará clasificada. Además, se podrá ejercer, de forma más eficaz, el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias que tienen tanto las personas naturales, como las organizaciones. Por último, cabe señalar que, con este mecanismo, se pueden simplificar los trámites y hay una notable reducción en los costos.

El Registro Único Tributario, clasifica a las personas y entidades, que sean contribuyentes declarantes del impuesto de la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, es decir, clasifica de la siguiente manera:

  • Responsables del régimen común y régimen simplificado.
  • Agentes retenedores.
  • Importaciones.
  • Exportadores
  • Resto de usuarios aduaneros.
  • Resto sujetos a obligaciones administrativas por la DIAN que requieran inscripción.

Recordemos que la DIAN, es la entidad encargada de garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias de Colombia, mientras que por otra parte, el NIT, es el número de identificación que asigna la DIAN al realizar el registro ante dicha entidad. Es importante no confundir ninguno de estos enunciados, con el RUT, debido a que son herramientas para usos muy diferentes.

El RUT es un documento de suma importancia, cuando se quiere lograr estar al día con las obligaciones tributarias dentro del país, por ende es importante saber que este registro posee una vigencia indefinida, por lo que, según lo establecido en el artículo 6, decreto 2788 de fecha 31 de agosto de 2004, no se exigirá renovación del Registro Único Tributario.

¿Cómo obtener el certificado de RUT en línea?

Para consultar tu RUT u obtener un certificado que demuestre que lo posees, la DIAN permite realizar este tipo de trámites, totalmente en línea. Lo único que necesitarás es un computador o cualquier dispositivo que posea conexión a Internet, y de esta manera, podrás obtener el certificado RUT, desde la comodidad de tu hogar u oficina, sin tener que acercarte a alguna entidad física o hacer largas filas. Para obtenerlo en línea, deberás seguir los siguientes pasos:

  1. En primer lugar, deberás ingresar al portal web de la DIAN, puedes hacerlo a través del siguiente link: https://www.dian.gov.co
  2. Una vez dentro, dirígete a la sección de «Menús Desplegables» y haz clic en «Portal Transaccional».
  3. Se desplegará un menú en donde observamos diferentes opciones. En caso de que no te encuentres registrado en el sistema, deberás ingresar en «Usuario Nuevo» y seguir los pasos que se te indiquen para obtener tu usuario. Si ya cuentas con tu registro, entonces ingresa en «Usuario Registrado» para obtener tu certificado.
  4. Al entrar, te aparecerá un formulario el cual deberás llenar con los datos que te solicitan. Una vez que llenes cada uno de los campos, presiona en «Ingresar».
  5. Al acceder en el sistema, te aparecerá una pantalla en donde podrás observar una serie de opciones, entre las cuales encontrarás «Obtener copia RUT», en la sección Favoritos. Haz clic sobre ella y, de esta manera, se descargara un archivo en formato PDF, el cual contendrá la copia de tu RUT.

¿Quiénes deben sacar el RUT?

Según el artículo 5 del Decreto 2788, año 2004, están obligados a inscribirse al RUT las siguientes personas:

  • Personas y organizaciones que sean contribuyentes del impuesto sobre la renta.
  • No contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio.
  • Responsables sobre las ventas de regímenes común o simplificado.
  • Importadores y exportadores.
  • Personas o entidades que no sean responsables de ventas, pero requieran el NIT para emitir facturas.
  • Profesionales que participen en compra y venta de divisas.
  • Personas naturales o jurídicas que participen en importación, exportación y tránsito aduanero.

¿Dónde se puede tramitar el RUT?

El trámite para poder emitir el RUT, se puede realizar en cualquier oficina de la DIAN que selecciones, generalmente la que esté más cercana a tu residencia. Sin olvidar que, posteriormente, una vez que poseas tu RUT, todas las actualizaciones o trámites siguientes, los podrás realizar vía Internet, sin necesidad de acercarte a alguna oficina para obtener la firma o sello de algún funcionario.

Recuerda que, una vez que inicies alguna actividad económica, deberás inscribirte en el RUT, para evitar acarrear con sanciones innecesarias, tales como:

  • Clausura del establecimiento cuando el contribuyente no se haya inscrito al RUT, un día por cada mes de infracción o una multa equivalente a una unidad de valor tributaria (UVT), por cada día de retraso en la inscripción.
  • Multa de diez UVT por no exhibir en lugar visible la certificación de inscripción al RUT.
  • Sanción por la desactualización de la información, equivalente a una multa de dos UVT por cada día de retraso, cuando esta se refiera a la dirección o actividad económica.
  • Sanciones por indicar datos falsos, incompletos o equivocados, que conllevarían a una multa equivalente a cien UVT.

Lo antes expuesto, aplica para todas las personas que desarrollen una actividad económica, aun cuando pertenezca al régimen simplificado. Recordemos que este tipo de régimen, es una modalidad de tributación para pequeños comerciantes.

Documentos necesarios para obtener tu RUT

En Colombia, toda persona natural o jurídica, que tenga obligaciones tributarias formales, debe estar previamente inscrita en el Registro Único Tributario (RUT), para lo cual deberán consignar, en las oficinas establecidas, los siguientes recaudos:

Para menores de edad

  • Documento de identificación del menor.
  • Documento de identidad de los padres o representante legal.
  • En caso de que el representante legal no sea familiar directo, deberá presentar documento que lo acredite como tal.
  • Formulario de inscripción firmado por el representante legal.

Para Mayores de 18 años no comerciantes

  • Documento de identificación en caso de ser nacional.
  • En caso de ser extranjero, pasaporte o tarjeta de extranjería.

Para Comerciantes

  • Documento de identificación o pasaporte.
  • Certificado mercantil como persona natural.
  • Certificado mercantil del establecimiento, en caso de que posea.

Medios de contacto DIAN

En caso de que poseas alguna duda adicional, referente al tema del certificado RUT, cómo obtenerlo, o sobre cualquier otro servicio que preste la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), puedes hacerlo a través de las siguientes líneas telefónicas, o utilizando el Chat DIAN, el cual encontrarás en la parte inferior derecha, de su página web oficial: https://www.dian.gov.co/Paginas/Inicio.aspx, o mediante el correo electrónico.

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057(1) 3556923 Bogotá

Horario de atención telefónica de lunes a viernes 6:00 a.m. a 8:00 p.m. y sábados de 8:00 am a 2:00 p.m.

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